Shopify näyttää kuukauden myynniksi 42 000 euroa.
Pankkitilille on kuitenkin tullut Shopify Paymentsilta, Stripeltä ja Klarnalta yhteensä vain 39 600 euroa.
Kumpi summa kuuluu kirjanpitoon?
Tämä on yksi verkkokaupan kirjanpidon tavallisimmista kompastuskivistä. Maksunvälittäjä ei yleensä tilitä pankkitilille samaa summaa kuin asiakkaat ovat maksaneet. Välistä voivat poistua esimerkiksi maksunvälityspalkkiot, palautukset ja muut oikaisut.
Siksi verkkokaupan kirjanpitoa ei kannata tehdä pelkästään pankkitilille saapuneiden tilitysten perusteella.
Pankkitilille tullut tilitys ei ole sama asia kuin verkkokaupan myynti
Otetaan yksinkertainen esimerkki.
Verkkokaupassa myydään tuotteita yhteensä 10 000 eurolla. Maksunvälittäjä vähentää ennen tilitystä esimerkiksi:
- 250 € maksunvälityspalkkioita
- 400 € asiakaspalautuksia
- 50 € muita oikaisuja.
Yrityksen pankkitilille tulee lopulta 9 300 euroa.
Kirjanpidon näkökulmasta ei kuitenkaan riitä, että kirjataan vain tuo 9 300 euroa myynniksi.
Kirjanpitäjän pitäisi pystyä selvittämään, mistä erotus syntyy ja kuinka paljon varsinaista myyntiä, palautuksia ja palvelumaksuja tilitykseen sisältyy.
Tämä on verkkokaupan kirjanpidossa koko jutun ydin.
Mitä Shopifylta tarvitaan kirjanpitoon?
Shopify toimii usein verkkokaupan myyntidatan lähtöpisteenä.
Kirjanpidossa voidaan tarvita ainakin tietoa:
| Tieto | Miksi sitä tarvitaan? |
|---|---|
| Myynti | Varsinaisen liikevaihdon kirjaamiseen |
| ALV | Myynnin oikeaan verokäsittelyyn |
| Palautukset | Myynnin oikaisemiseen |
| Alennukset | Myynnin kokonaisuuden täsmäyttämiseen |
| Maksutavat | Tilitysten kohdistamiseen |
| Ulkomaanmyynti | Mahdollisen erilaisen ALV-käsittelyn vuoksi |
Shopifyn kohdalla kannattaa lisäksi erottaa verkkokaupan myyntiraportointi ja Shopify Paymentsin maksuliikenne toisistaan.
Shopify itsekin huomauttaa, että Shopify Paymentsin activity report kuvaa maksutilin rahaliikennettä eikä sellaisenaan ole kirjanpidollinen myyntiraportti. Raportilla näkyvät esimerkiksi bruttotapahtumat, kulut, tilitykset sekä alku- ja loppusaldo. Shopify Help Center
Eli yksi raportti ei välttämättä ratkaise kaikkea.
Entä Stripe?
Stripessä tapahtuu käytännössä sama ilmiö.
Asiakas voi esimerkiksi maksaa 100 euroa, mutta Stripe ei välttämättä tilitä yrityksen pankkitilille tasan 100 euroa.
Tilitykseen voivat vaikuttaa muun muassa:
myyntitapahtumat → palautukset → maksunvälityspalkkiot → muut oikaisut → pankkitilille maksettava tilitys.
Kirjanpitäjän pitäisi siis saada riittävä tapahtuma- ja tilitysdata, jotta Stripen saldo voidaan täsmäyttää pankkitiliin.
Jos verkkokaupassa on satoja tai tuhansia tapahtumia kuukaudessa, yksittäisten pankkitalletusten käsitteleminen käsin alkaa nopeasti olla huono ratkaisu. Tässä vaiheessa kirjanpitäjän käyttämillä integraatioilla ja verkkokauppaosaamisella alkaa olla oikeasti merkitystä.
Klarna voi näyttää vielä oudommalta pankkitilillä
Klarna tekee tilityksistä omat settlement reportit, joiden tarkoituksena on nimenomaan yhdistää Klarnan maksama tilitys sen taustalla oleviin tapahtumiin.
Raporteilla voidaan eritellä esimerkiksi myynnit, palautukset, palvelumaksut ja erilaiset oikaisut. Klarna suosittelee CSV Settlement Reportia muun muassa tapahtumien täsmäyttämiseen ja Klarna-maksujen kirjanpitoon. Klarna Docs
Pankkitilillä näkyvä yksi Klarna-tilitys voikin siis sisältää suuren määrän eri asiakkaiden ostoksia ja muita tapahtumia.
Siksi kirjanpitäjälle ei kannata lähettää vain:
“Klarna 8 492,17 €”
vaan myös kyseiseen tilitykseen liittyvä aineisto.
Mitä kirjanpitäjän pitäisi siis saada joka kuukausi?
Hyvä verkkokaupan kirjanpitoprosessi pystyy yhdistämään kolme eri näkökulmaa:
1. Mitä verkkokaupassa myytiin?
Shopifyn tai muun verkkokauppa-alustan myyntidata.
2. Mitä maksunvälittäjän kautta tapahtui?
Stripe-, Shopify Payments- ja Klarna-tapahtumat, kulut, palautukset ja oikaisut.
3. Mitä yrityksen pankkitilille lopulta tuli?
Varsinaiset tilitykset.
Näiden pitäisi lopulta täsmätä keskenään.
Jos kirjanpitäjä katsoo vain kohtaa kolme, osa olennaisesta tiedosta jää helposti puuttumaan.
Yksi käytännön testi verkkokauppiaalle
Kysy kirjanpitäjältäsi tämä:
“Pystytkö näyttämään minulle, miten viime kuun Shopify-myynti täsmää Stripe-, Shopify Payments- ja Klarna-tilityksiin sekä pankkitiliin?”
Jos vastaus löytyy nopeasti, prosessi on todennäköisesti hyvällä tasolla.
Jos vastaukseksi tulee pitkä hiljaisuus, verkkokaupan kirjanpidossa voi olla kehittämisen varaa.
Verkkokaupan kasvaessa kirjanpitäjän osaaminen korostuu
Muutaman tilauksen verkkokauppa voidaan vielä hoitaa melko yksinkertaisesti.
Kun tapahtumia alkaa tulla satoja kuukaudessa, käytössä on useita maksutapoja, asiakkaille tehdään palautuksia ja tuotteita myydään mahdollisesti myös Suomen ulkopuolelle, kirjanpidon prosessin pitää kestää volyymia.
Tässä vaiheessa tilitoimistoa valitessa kannattaa kysyä suoraan:
- Onko teillä Shopify-asiakkaita?
- Miten Stripe-tilitykset täsmäytetään?
- Miten Klarna käsitellään?
- Mitä raportteja meidän pitää toimittaa?
- Saadaanko tietoja automatisoitua?
- Miten palautukset ja maksunvälityskulut käsitellään?
Tilitoimiston hintaa kannattaa katsoa kokonaisuutena eikä vain kuukausihintana. Lue myös mitä tilitoimiston hinnoitteluun oikeasti sisältyy.
Kaikki kirjanpitäjät eivät tunne verkkokauppaa yhtä hyvin
Verkkokaupassa hyvä kirjanpitäjä ei ainoastaan kirjaa pankkitilille tulleita suorituksia.
Hänen pitäisi ymmärtää koko ketju tilauksesta maksunvälittäjän kautta tilitykseen ja kirjanpitoon.
Jos nykyisen tilitoimistosi kanssa maksujen täsmäyttäminen on jatkuvasti hankalaa, voit lukea myös milloin kirjanpitäjän vaihtamista kannattaa harkita.
Uutta kumppania etsiessä kannattaa puolestaan katsoa oppaamme oikean kirjanpitäjän valintaan.
Etsi kirjanpitäjä, joka ymmärtää verkkokauppaasi
Jos verkkokaupassasi käytetään Shopifyta, Stripeä, Klarnaa tai useita muita maksutapoja, kerro siitä jo tilitoimistoa kilpailuttaessa.
Näin saat tarjouksia kirjanpitäjiltä, joille verkkokaupan maksuliikenteen käsittely ei ole uusi asia.
Kilpailuta kirjanpitäjä maksutta ja vertaile yrityksellesi sopivia tilitoimistoja.
