Yritys on perustettu, pankkitili avattu ja ensimmäiset asiakkaat ehkä jo tulossa. Tässä vaiheessa kirjanpitäjä saattaa tuntua asialta, jonka ehtii hoitaa myöhemminkin.
Usein helpointa on kuitenkin sopia uuden yrityksen kirjanpito kuntoon ennen kuin kuitteja, laskuja ja muita tapahtumia alkaa kertyä.
Kirjanpitäjän kanssa ei tarvitse rakentaa raskasta taloushallintoa heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Tärkeämpää on sopia muutama perusasia oikein.
Milloin uudelle yritykselle kannattaa hankkia kirjanpitäjä?
Kirjanpitäjää ei tarvitse olla valittuna samalla sekunnilla, kun yritys perustetaan.
Käytännössä hyvä hetki on kuitenkin ennen ensimmäisiä laskuja ja suurempia hankintoja. Silloin voidaan heti sopia, miten kuitit toimitetaan, millä ohjelmistolla laskutetaan ja kuka hoitaa esimerkiksi viranomaisilmoitukset.
Jos kirjanpitäjää alkaa etsiä vasta siinä vaiheessa, kun sähköpostissa on kolmen kuukauden kuitit ja tililtä kymmeniä selittämättömiä tapahtumia, aloitus voi olla huomattavasti työläämpi.
1. Mitä kirjanpitäjä oikeasti hoitaa?
Ensimmäinen asia kannattaa tehdä hyvin selväksi.
Kirjanpitäjä voi hoitaa esimerkiksi:
- juoksevan kirjanpidon
- ALV-ilmoitukset
- veroilmoituksen
- tilinpäätöksen
- palkanlaskennan
- viranomaisilmoituksia
- talouden neuvontaa.
Kaikki palvelut eivät kuitenkaan automaattisesti kuulu kuukausihintaan.
Siksi kysy jo ennen sopimuksen tekemistä:
“Mitä tähän hintaan kuuluu ja mistä laskutetaan erikseen?”
Jos haluat ymmärtää tarkemmin, mitä kannattaa ulkoistaa ja mitä voi hoitaa itse, lue myös taloushallinnon ulkoistamisesta.
2. Miten kuitit ja ostot toimitetaan?
Tämä kuulostaa pieneltä asialta, mutta vaikuttaa yllättävän paljon yrittäjän arkeen.
Kannattaa sopia heti, menevätkö kuitit esimerkiksi:
- kirjanpito-ohjelmaan
- mobiilisovellukseen
- sähköpostiin
- suoraan yrityksen maksukortilta järjestelmään.
Hyvä prosessi on sellainen, jossa kuittia ei tarvitse etsiä kolmen kuukauden päästä auton hansikaslokerosta.
Mitä helpompi aineiston toimittaminen on, sitä todennäköisemmin kirjanpito pysyy myös ajan tasalla.
3. Millä ohjelmistoilla yrityksen taloutta hoidetaan?
Uudessa yrityksessä kannattaa välttää tilannetta, jossa laskutus, kuitit, pankki ja kirjanpito ovat kaikki eri paikoissa ilman selvää kokonaisuutta.
Kysy kirjanpitäjältä ainakin:
Mitä ohjelmistoa käytätte? Saanko itse nähdä yritykseni taloustiedot? Voinko laskuttaa samalla järjestelmällä?
Ohjelmistolla voi olla vaikutusta myös kirjanpidon kokonaiskustannukseen, joten sitä ei kannata pitää pelkkänä teknisenä yksityiskohtana.
4. Paljonko uuden yrityksen kirjanpito maksaa?
Uuden yrityksen kirjanpidolle ei ole yhtä oikeaa kuukausihintaa.
Hintaan vaikuttavat esimerkiksi:
| Hintaan vaikuttava asia | Miksi se vaikuttaa? |
|---|---|
| Tositteiden määrä | Enemmän tapahtumia tarkoittaa yleensä enemmän työtä |
| Palkanmaksu | Palkanlaskenta voi olla erillinen palvelu |
| Toimiala | Esimerkiksi verkkokauppa tai kansainvälinen kauppa voi vaatia enemmän osaamista |
| Ohjelmistot | Ohjelmistomaksut voivat tulla kuukausihinnan päälle |
| Palvelun laajuus | Pelkkä kirjanpito maksaa eri verran kuin laajempi taloushallinto |
Pelkkää kuukausisummaa ei siis kannata vertailla.
120 €/kk sisältäen kaiken olennaisen voi olla halvempi kuin 80 €/kk, jos jälkimmäiseen lisätään jatkuvasti erillisiä veloituksia.
Katso myös tarkempi opas siitä, mitä tilitoimisto ja kirjanpito maksavat vuonna 2026.
5. Kuka neuvoo, kun et tiedä mitä tehdä?
Aloittavan yrittäjän kirjanpitäjän tärkeä tehtävä ei ole vain kirjata menneitä tapahtumia.
Ensimmäisen vuoden aikana vastaan tulee helposti kysymyksiä:
Voinko maksaa tämän yrityksen kortilla? Miten tämä hankinta käsitellään? Mitä tästä pitää ilmoittaa? Entä jos palkkaan ensimmäisen työntekijän?
Siksi kannattaa selvittää jo etukäteen, kuuluuko normaali neuvonta palveluun ja kuinka helposti oman kirjanpitäjän saa kiinni.
Halvin tarjous ei välttämättä ole paras, jos jokainen kysymys laskutetaan erikseen tai vastauksen saaminen kestää viikon.
6. Mitä sinun pitää tehdä itse?
Kirjanpitäjä ei tarkoita sitä, että yrittäjä voisi unohtaa yrityksen talouden kokonaan.
Sopikaa selkeä työnjako.
Esimerkiksi yrittäjä voi:
- tehdä myyntilaskut
- kuvata kuitit
- hyväksyä ostolaskut
- seurata kassaa.
Kirjanpitäjä puolestaan hoitaa sovitut kirjaukset, ilmoitukset ja muut taloushallinnon tehtävät.
Jos mietit, kuinka paljon kirjanpitoa kannattaa tehdä itse, voit lukea myös oppaamme kirjanpidon tekemisestä itse.
7. Älä valitse ensimmäistä kirjanpitäjää vain siksi, että yritys on uusi
Uuden yrityksen kulut halutaan luonnollisesti pitää matalina.
Silti kirjanpitäjää ei kannata valita pelkästään alimman kuukausihinnan perusteella.
Vertaa ainakin:
- mitä hintaan sisältyy
- millaisia ohjelmistoja käytetään
- kuinka helposti saat kirjanpitäjän kiinni
- onko toimistolla kokemusta sinun kaltaisistasi yrityksistä
- miten hinnoittelu muuttuu yrityksen kasvaessa.
Jos haluat perehtyä aiheeseen tarkemmin, katso myös opas oikean kirjanpitäjän valintaan.
Uuden yrityksen kirjanpitäjä kannattaa kilpailuttaa heti alussa
Yrityksen perustamisvaiheessa on yksi etu: mitään vanhaa järjestelyä ei tarvitse purkaa.
Voit vertailla eri tilitoimistojen hintoja, toimintatapoja ja palveluita ja valita alusta asti ratkaisun, joka sopii yrityksellesi.
Kilpailuta kirjanpitäjä maksutta ja saat yrityksellesi sopivia tarjouksia vertailtavaksi.
Usein kysyttyä uuden yrityksen kirjanpitäjästä
Tarvitseeko uuden yrityksen palkata kirjanpitäjä?
Kirjanpidon voi tietyissä tilanteissa hoitaa itse, eikä ulkopuolisen kirjanpitäjän käyttäminen itsessään ole pakollista. Yrityksen kirjanpito täytyy kuitenkin järjestää asianmukaisesti. Moni yritys ulkoistaa sen kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle.
Milloin aloittavan yrittäjän kannattaa ottaa yhteyttä kirjanpitäjään?
Mielellään jo ennen kuin yrityksen liiketoiminta alkaa kunnolla. Näin esimerkiksi laskutus, kuitit, pankkiyhteydet ja kirjanpidon käytännöt voidaan järjestää alusta asti järkevästi.
Voiko kirjanpitäjää vaihtaa myöhemmin?
Kyllä. Ensimmäisen tilitoimiston valinta ei sido yritystä pysyvästi. Jos palvelu, hinta tai toimintatapa ei myöhemmin vastaa yrityksen tarpeita, kirjanpitäjän voi kilpailuttaa uudelleen.
